Auteur: Leaderscope

In juli 2020 krijgen we de vraag: ‘Kunnen jullie dan ook een echt goeie online workshop over crisisoverleg organiseren?’
‘Ja’, zeggen Jaap Voerman van Novella Online en ik meteen, want we denken aan Pippi: Dat heb ik nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.

Op 1 oktober hosten we de online conferentie ‘Crisis onder de waterlijn’. Wat doe je als een crisis lang voortduurt en sluimert, zoals we bij corona in de zomer hebben gezien? 160 mensen uit crisisteams bij de overheid loggen om 9.00 uur in op het persoonlijke dashboard dat we voor dit soort online congressen hebben ontwikkeld. Om 12.30 uur krijgen we onder andere als feedback:

“Mooie interactieve werkvorm, zeer goed voorbereid (!) en prettig om zo in een netwerk met elkaar de discussie aan te gaan. Prima afwisseling van werkvormen.”
“Leek zeker met het plenaire gedeelte alsof ik de zaal zat! Erg goed gedaan, bedankt!”
“Mooie bijeenkomst die zeker niet als ‘noodoplossing’ voelde. Voor herhaling vatbaar.”
“Het was enorm informatief en prima interactief!”

Wat waren we blij!

Wat hebben wij in de coronacrisis geleerd om online bijeenkomsten te organiseren die boeien, de aandacht vasthouden en waar écht contact is.

1. Elke minuut telt. Voor fysieke bijeenkomsten waar ik dagvoorzitter of spreker ben, maken we altijd een draaiboek. Elke 5 minuten staat uitgeschreven. Online doen we dat voor elke minuut. We lopen het programma vooraf vijfmaal door op spanningsbogen en energie. Waarbij we 7 minuten als een gouden regel nemen. Na maximaal 7 minuten moet je iets anders doen, anders verlies je aandacht. Dus sprekers spreken online ook maximaal 7 minuten.
2. Gebruik alle mogelijkheden voor interactie online. Stel een relevante vraag die deelnemers in de chat beantwoorden. Ga in breakouts uiteen om een relevant onderwerp te verdiepen. Houd een relevante poll. Maak een relevante quiz met m met een begeerlijke prijs die je achteraf aan de winnaars opstuurt.

Belangrijkste woord is hier: relevant. Wat je doet, moet deelnemers helpen hun eigen doelen voor de online conferentie te bereiken. Dat vraagt steeds creatief na te denken over de vorm.
3. Wij zijn fan van Murals! Wat een mooie online werkvormen kun je hier creëren, zonder veel meer technische kennis dan die je nodig hebt voor PowerPoint. Deelnemers spreken in groepen van 3-5 (niet groter!) met elkaar en plakken ondertussen online post-its die iedereen kan zien. Binnen no-time zie je heel veel opbrengst.
4. Verras, ook online! Stuur vooraf een doos met voorwerpen en producten die deelnemers tijdens de sessie nodig hebben. Zo sturen we regelmatig A3-papier en tekenmateriaal. Zet deelnemers 5 minuten aan een relevante tekenopdracht en deel de opbrengst. Je zult verstelt staan over de gesprekken in breakouts die daarna plaatsvinden.
5. Vergroot. Je moet als spreker meer doen om online impact te maken. Dus ga staan! Maak grote gebaren. Gebruik de gehele reikwijdte van je stem – hoog en laag, hard en zacht. En vooral: toon je eigen enthousiasme, engagement en bevlogenheid. Die is ook online besmettelijk.

Rick Koster